Kuka näkee mitä.
Jokainen yrityksen jäsen kirjautuu omalla tunnuksellaan ja saa roolin, joka ratkaisee, mitä hän näkee ja mitä hän voi tehdä. Henkilökohtaiset tietosi eivät näy yritykselle missään roolissa.
Kuusi roolia, yksi tiimi.
Valitse rooli sen mukaan, mitä jäsenen pitää tehdä. Roolia voi vaihtaa milloin vain, eikä vaihto muuta jo kirjattuja kuluja.
Omistaja
Kaikki oikeudet. Ainoa, joka voi poistaa yrityksen ja siirtää omistajuuden toiselle jäsenelle. Yrityksellä on aina yksi omistaja.
Hallinnoija
Hallitsee yritystietoja, tiimiä, kustannuspaikkoja, budjettia ja kirjanpitoa kuten omistaja, mutta ei voi poistaa yritystä eikä hallita omistajaa tai muita hallinnoijia.
Hyväksyjä
Näkee kaikkien kulut, hyväksyy ne tai palauttaa korjattavaksi ja vie kulut kirjanpitoon. Sopii esimerkiksi esihenkilölle tai rahastonhoitajalle.
Kirjanpitäjä
Näkee kaikki kulut ja kuitit, lataa kuukauden paketin ja lähettää sen kirjanpitoon. Ei kirjaa eikä muuta kuluja.
Katsoja
Näkee kaikki kulut, kuitit ja budjetit ja voi ladata kuukauden paketin, mutta ei muuta mitään. Sopii esimerkiksi osakkaalle tai tilintarkastajalle.
Käyttäjä
Kirjaa omia kulujaan ja kuittejaan ja näkee vain omat kulunsa. Kulut odottavat hyväksyntää ennen kuin ne ovat valmiita.
Oikeudet taulukkona.
Sama taulukko pätee sovelluksessa, selainlaajennuksessa ja kirjanpitäjälle lähtevissä paketeissa.
| Oikeus | Omistaja | Hallinnoija | Hyväksyjä | Kirjanpitäjä | Katsoja | Käyttäjä |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kirjaa kuluja ja lisää kuitteja | – | – | ||||
| Omat kulut hyväksytään heti | – | – | – | |||
| Näkee kaikkien kulut ja kuitit | Vain omat | |||||
| Näkee budjetit ja kustannuspaikkojen rajat | – | |||||
| Hyväksyy ja palauttaa kuluja | – | – | – | |||
| Muokkaa hyväksyttyä kulua | – | – | – | |||
| Lataa kuukauden paketin (CSV + kuitit) | – | |||||
| Lähettää paketin kirjanpitäjälle | – | – | ||||
| Asettaa budjetin ja kustannuspaikat | – | – | – | – | ||
| Muokkaa yritystietoja ja kirjanpitäjän osoitetta | – | – | – | – | ||
| Kutsuu jäseniä ja muuttaa rooleja | Ei hallinnoijia | – | – | – | – | |
| Näkee jäsenten kulutilastot | – | – | – | – | ||
| Siirtää omistajuuden ja poistaa yrityksen | – | – | – | – | – |
Käyttäjä voi muokata ja poistaa omia kulujaan, kunnes ne on hyväksytty. Hyväksytyn kulun voi poistaa vain omistaja tai hallinnoija. Katsoja ja kirjanpitäjä eivät kirjaa kuluja, joten selainlaajennuksessa nämä yritykset näkyvät harmaina.
Tiimi koolle sähköpostilla.
Omistaja ja hallinnoijat kutsuvat uudet jäsenet yrityksen asetuksista.
- Avaa yritystilin Asetukset ja valitse Tiimi-kortista Kutsu jäsen.
- Kirjoita jäsenen sähköpostiosoite ja valitse rooli. Kutsuttu saa sähköpostin, jossa kerrotaan yritys ja rooli.
- Kutsuttu kirjautuu Kuluseurantaan samalla, vahvistetulla sähköpostiosoitteella ja hyväksyy kutsun. Jos tunnusta ei vielä ole, sen voi luoda samalla osoitteella.
- Yritys ilmestyy jäsenen tilinvaihtoon profiilikuvakkeen tai sivupalkin tilinapin taakse.
Kutsun voimassaolo
Kutsu on voimassa 14 päivää. Avoimen kutsun voi perua asetuksista, ja vanhentuneen tilalle voi lähettää uuden.
Rajat
Yrityksessä voi olla enintään 50 jäsentä ja 50 avointa kutsua. Yksi tunnus voi omistaa enintään 10 yritystä.
Hallinnoijan voi kutsua vain omistaja. Omistajaksi ei kutsuta, vaan omistajuus siirretään jäsenelle, joka on jo tiimissä.
Roolit, poistot ja omistajuus.
Tiimi-kortista näet jäsenet ja heidän roolinsa. Avaa jäsen napauttamalla.
Jäsenen tiedot
Omistaja ja hallinnoijat näkevät jäsenen kulut tässä kuussa ja tilikaudella, odottavat ja palautetut kulut, puuttuvat kuitit sekä hyväksyjien käsittelemät kulut.
Roolin vaihto
Omistaja voi vaihtaa kenen tahansa roolin. Hallinnoija voi vaihtaa muiden kuin omistajan ja hallinnoijien roolit, eikä voi nimittää uusia hallinnoijia.
Jäsenen poisto ja poistuminen
Poistettu jäsen ei enää näe yrityksen tietoja, mutta hänen kirjaamansa kulut ja kuitit jäävät yritykselle. Jäsen voi myös itse poistua yrityksestä asetuksista.
Omistajuuden siirto
Omistaja voi siirtää omistajuuden toiselle jäsenelle tämän tiedoista. Omistaja ei voi poistua yrityksestä ennen siirtoa, mutta voi poistaa yrityksen kokonaan.
Näkevätkö tiimin jäsenet henkilökohtaiset kuluni?
Eivät missään roolissa. Jäsenet näkevät vain yrityksen tiedot roolinsa mukaan. Henkilökohtaiset tapahtumasi, budjettisi ja asetuksesi eivät näy yritykselle.
Mikä rooli kirjanpitotoimistolle?
Kirjanpitäjä. Sillä näkee kaikki kulut ja kuitit ja voi ladata tai lähettää kuukauden paketin, mutta kuluja ei voi kirjata eikä muuttaa. Jos kirjanpitäjä ei tarvitse pääsyä sovellukseen, riittää, että lisäät hänen sähköpostiosoitteensa asetusten Kirjanpito-korttiin, jolloin paketit lähtevät hänelle sähköpostilla.
Mitä jäsenen kuluille tapahtuu, jos hän poistaa Kuluseuranta-tilinsä?
Kulut ja kuitit säilyvät yrityksellä kirjanpitoa varten. Maksajana näkyy silloin Poistettu käyttäjä. Jos tilin poistaja omistaa yrityksiä, ne poistetaan kulujen ja kuittien kanssa, joten siirrä omistajuus ensin, jos yrityksen pitää jäädä.
Voiko samalla henkilöllä olla eri rooli eri yrityksissä?
Voi. Rooli on yrityskohtainen, joten voit olla omistaja omassa toiminimessäsi ja käyttäjä yhdistyksen yritystilillä. Vaihdat yritysten välillä kirjautumatta ulos.
Saako tunnuksia jakaa tiimin kesken?
Ei. Jokainen jäsen käyttää omaa tunnustaan, jotta kulujen kirjaaja ja hyväksyjä näkyvät oikein. Kutsu jokainen tarvitsija erikseen, ja valitse rooli tarpeen mukaan.
Lue lisää.
Kutsu tiimi mukaan.
Luo yritystili ja kutsu jäsenet asetusten Tiimi-kortista.