Kulusta valmiiksi.
Kulu kirjataan kerran, kuitti liitetään mukaan ja hyväksyjä kuittaa sen valmiiksi. Kustannuspaikat ja budjetit kertovat, mihin rahaa kuluu ja riittääkö se kuun loppuun.
Kulu kerralla.
Lisää kulu plus-painikkeesta tai tietokoneella Uusi kulu -painikkeesta. Kulun voi kirjata myös selainlaajennuksella.
| Kenttä | Mitä siihen tulee |
|---|---|
| Summa sis. ALV | Maksettu summa arvonlisäveroineen. |
| ALV-kanta | 25,5 %, 14 %, 13,5 %, 10 % tai 0 %. Näkyy vain, jos yritys on ALV-velvollinen. |
| Kustannuspaikka | Esimerkiksi Toimisto, Matkat tai Ohjelmistot. |
| Maksutapa | Yrityskortti, oma raha (kulukorvaus) tai lasku. |
| Kauppa / toimittaja | Mistä ostettiin, enintään 100 merkkiä. |
| Kuvaus | Mitä ostettiin ja miksi, enintään 500 merkkiä. |
| Aika | Ostopäivä ja kellonaika. Ratkaisee, minkä kuukauden pakettiin kulu kuuluu. |
| Kuitti | Kuva tai PDF. Voi lisätä myös myöhemmin. |
Veroton osuus ja arvonlisävero lasketaan summasta ja ALV-kannasta valmiiksi. Näin ALV lasketaan
Kuitti mukaan.
Ota kuitista kuva puhelimella tai liitä PDF-lasku. Kuitti kulkee kulun mukana kirjanpitäjälle asti.
Kuvat ja PDF:t
JPG, PNG, WebP, HEIC ja PDF, enintään 10 Mt. Isot puhelinkuvat pienennetään ennen lähetystä, jotta lataus on nopea.
Salattuna EU:ssa
Kuitit tallennetaan salattuina EU:ssa sijaitsevaan tallennustilaan. Ne näkyvät vain jäsenille, jotka saavat roolinsa puolesta nähdä kulun.
Vaihda tai poista
Uusi kuitti korvaa vanhan. Hyväksytyn kulun kuitin voi poistaa vain omistaja, hallinnoija tai hyväksyjä, jottei valmiista kulusta katoa tositetta.
Puuttuvat kuitit näkyvissä
Yhteenvedon Kuitit puuttuu -luku vie suoraan kuluihin, joista kuitti puuttuu. Kulut-välilehdellä saman saa suodattimella.
Kaksi silmäparia, yksi napautus.
Käyttäjien kirjaamat kulut odottavat hyväksyntää. Omistajan, hallinnoijan ja hyväksyjän omat kulut hyväksytään heti.
Käyttäjä kirjaa kulun. Hän voi vielä muokata tai poistaa sitä.
Hyväksyjä palauttaa kulun syyn kera, esimerkiksi ”Kuitti puuttuu” tai ”Väärä kustannuspaikka”. Kun käyttäjä korjaa kulun, se palaa odottamaan hyväksyntää.
Kulu on valmis. Sitä voivat muokata enää omistaja, hallinnoija ja hyväksyjä.
- Avaa Kulut-välilehti ja valitse suodatin Odottaa. Muut suodattimet ovat Kaikki, Kuitti puuttuu ja Valmiit (hyväksytty ja kuitti mukana).
- Avaa kulu, tarkista summa, kustannuspaikka ja kuitti, ja valitse Hyväksy tai Palauta korjattavaksi.
- Kulun tiedoissa näkyy, kuka sen hyväksyi tai palautti ja milloin, ja palautetussa kulussa myös syy.
Mihin raha menee.
Kustannuspaikat ovat yritystilin kategoriat. Uudella yrityksellä on valmiina viisi: Toimisto, Matkat, Ohjelmistot, Markkinointi ja Edustus.
- Omistaja ja hallinnoijat lisäävät, nimeävät ja värittävät kustannuspaikat asetuksista. Niitä voi olla enintään 30.
- Yhteenveto näyttää kuluvan kuun kulut kustannuspaikoittain suurimmasta pienimpään.
- Kustannuspaikka on mukana kirjanpitoon menevässä CSV-tiedostossa omana sarakkeenaan.
- Kun kustannuspaikan poistaa, sen kulut säilyvät, mutta niiltä poistuu kustannuspaikka.
Riittääkö kuun loppuun.
Budjetit-välilehti näyttää yrityksen kuukausibudjetin, kustannuspaikkojen rajat ja tilikauden tilanteen.
Kuukausibudjetti
Koko yrityksen kuukausiraja. Palkki näyttää kulutuksen tahdin ja ennusteen kuun loppuun, ja yhteenveto kertoo, paljonko on jäljellä.
Kustannuspaikkojen rajat
Jokaiselle kustannuspaikalle oma kuukausiraja. Napauta kustannuspaikkaa Budjetit-välilehdellä asettaaksesi rajan.
Tilikausi
Tilikauden kulut yhteensä ja keskimäärin kuukaudessa, ALV-velvollisella myös arvonlisävero ja veroton osuus. Tilikauden alkukuukausi valitaan asetuksista.
Kuka näkee
Budjetit asettavat omistaja ja hallinnoijat. Käyttäjä näkee Budjetit-välilehdellä vain omat kulunsa kustannuspaikoittain.
Voinko lisätä kuitin myöhemmin?
Voit. Avaa kulu ja lisää kuitti. Kulu näkyy Kuitti puuttuu -suodattimessa niin kauan kuin kuitti puuttuu, ja kirjanpitäjälle lähtevässä viestissä kerrotaan, montako kuittia puuttuu.
Miten kirjaan kulun, jonka maksoin omalla kortillani?
Valitse maksutavaksi Oma raha (kulukorvaus). Maksutapa ja maksaja näkyvät kirjanpitoon menevässä CSV-tiedostossa, joten kirjanpitäjä tietää, kenelle kulu korvataan.
Kulu palautettiin minulle. Mitä teen?
Avaa kulu: palautuksen syy näkyy sen tiedoissa. Korjaa tieto tai lisää puuttuva kuitti ja tallenna, niin kulu palaa odottamaan hyväksyntää.
Voiko hyväksytyn kulun vielä korjata?
Voi, mutta vain omistaja, hallinnoija tai hyväksyjä voi muokata hyväksyttyä kulua. Hyväksytyn kulun voi poistaa vain omistaja tai hallinnoija.
Toimiiko automaattinen tallennus yritystilillä?
Apple- ja Android-automaatio tallentavat ostokset henkilökohtaiselle tilille. Yrityksen kulut kirjataan sovelluksessa tai selainlaajennuksella, jossa voit vaihtaa yritystiliin profiilikuvasta.
Lue lisää.
Ensimmäinen kulu minuutissa.
Luo yritystili, ja kustannuspaikat ovat valmiina heti.