Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Julius Muhonen, Kuluseuranta-sovelluksen ylläpitäjä. juliusmuhonen.fi. Yhteydenotot: [email protected].

Kerättävät tiedot

Kuluseuranta käsittelee seuraavia henkilötietoja:

• Sähköpostiosoite ja salasana (tallennetaan suolattuna ja tiivistettynä, ei selkokielisenä), tunnistautumiseen. Koskee sähköposti+salasana-tiliä.
• Google-kirjautumisen tunniste (Googlen antama pysyvä käyttäjätunnus, "sub") ja sähköpostiosoite. Koskee Google-tiliä, katso tarkemmin alla kohdasta "Kirjautuminen Google-tilillä".
• Maksutapahtumat (summa, kategoria, kauppa tai yritys, maksun tyyppi, tuoterivit, vapaamuotoinen muistiinpano, ajankohta)
• Budjettitiedot kategorioittain
• Profiilikuva ja yrityksen kuva, jos lisäät sellaisen (pienennetty neliökuva, tallennetaan salattuna). Profiilikuvasi näkyy myös niiden yritystilien muille jäsenille, joihin kuulut. Voit poistaa kuvan milloin tahansa profiilista.
• Yritystilien tiedot, jos luot yritystilin tai liityt sellaiselle: yrityksen nimi, Y-tunnus, yritysmuoto ja asetukset, jäsenten sähköpostiosoitteet ja roolit, kutsut, kustannuspaikat ja budjetit, kulut (summa, ALV-kanta, kauppa tai toimittaja, kuvaus, kustannuspaikka, maksutapa, ajankohta, kirjaaja sekä hyväksyntä tai palautus syineen), kuittitiedostot ja kirjanpitäjän sähköpostiosoite. Katso tarkemmin alla kohdasta "Yritystili ja yrityskäyttö".
• Evästeet ja selaimen tallennustila sekä, vain suostumuksellasi, analytiikkatiedot. Katso tarkemmin alla kohdasta "Evästeet ja analytiikka".
• API-tokenien metatiedot (nimi, luontiaika, viimeisin käyttö; itse tokenarvoa ei tallenneta selkokielisenä eikä sitä sisällytetä tietojen vientiin)
• Kirjautumisistunnot (istuntotoken, voimassaoloaika, viimeisin käyttöaika sekä salattuna laitteen selaintunniste ja likimääräinen sijainti kaupungin ja maan tarkkuudella, jotta näet kirjautuneet laitteesi ja voit kirjata ne ulos; IP-osoitetta ei tallenneta)
• Turvallisuustapahtumat (esim. salasanan vaihto, kirjautumistavan yhdistys, API-tokenin luonti tai laitteen uloskirjaus), sekä salattuna muutoksen tehneen laitteen selaintunniste ja likimääräinen sijainti, jotta voit tarkistaa ja vahvistaa tai kiistää muutoksen

Kirjautuminen Google-tilillä

Jos kirjaudut palveluun "Jatka Googlella" -vaihtoehdolla, selaimesi hoitaa kirjautumisen suoraan Googlen kanssa (Google Identity Services). Kuluseuranta ei koskaan näe eikä käsittele Google-salasanaasi. Kirjautumisen jälkeen selain lähettää palvelimellemme Googlen allekirjoittaman varmenteen (ID-tokenin), josta luemme ja tallennamme vain:

• Googlen pysyvän käyttäjätunnuksen (sub) tilisi tunnistamiseksi jatkossa
• Sähköpostiosoitteesi (samaan tarkoitukseen kuin sähköposti+salasana-tilillä: tunnistautuminen ja tili-ilmoitukset)

Muita Google-tilisi tietoja (esim. profiilikuvaa, yhteystietoja, kalenteria tms.) ei pyydetä eikä tallenneta. Jos sähköpostiosoitteesi on jo ennestään rekisteröity sähköposti+salasana-tilinä, Google-kirjautuminen yhdistetään samaan olemassa olevaan tiliin sen sijaan, että luotaisiin uusi. Google (Google LLC / Google Ireland Limited) toimii tältä osin erillisenä rekisterinpitäjänä omalle kirjautumispalvelulleen; sen tietojenkäsittelyä kuvataan Googlen omassa tietosuojakäytännössä (policies.google.com/privacy).

Yritystili ja yrityskäyttö

Kuluseurantaa voi käyttää myös yrityksen, yhdistyksen tai muun organisaation kulujen seurantaan yritystilillä. Yritystili on erillinen kokonaisuus henkilökohtaisen tilisi rinnalla: yrityksen kulut, kuitit ja budjetit eivät näy henkilökohtaisella tililläsi, eivätkä henkilökohtaiset tietosi näy yritystilin muille jäsenille.

Yritystilin tiedot näkyvät sen jäsenille roolin mukaan. Omistaja, hyväksyjät ja katsojat näkevät kaikki yritystilin kulut ja kuitit sekä kunkin kulun kirjanneen jäsenen sähköpostiosoitteen. Käyttäjä- roolin jäsen näkee omat kulunsa. Kaikki jäsenet näkevät yritystilin jäsenlistan (sähköpostiosoitteet ja roolit) sekä jäsenten profiilikuvat, jos he ovat lisänneet sellaisen. Kun sinut kutsutaan yritystilille, sähköpostiosoitteesi tallennetaan kutsuun ja sinulle lähetetään kutsuviesti. Kutsu vanhenee 14 päivässä, ja vanhentuneet kutsut poistetaan.

Kuitit (kuvat ja PDF-tiedostot) tallennetaan salattuina (AES-GCM) Cloudflaren R2-tallennustilaan, ja kulujen tiedot salataan tietokannassa kuten henkilökohtaiset tapahtumat. Kun omistaja tai hyväksyjä vie kuukauden kulut kirjanpitoon, CSV-tiedosto ja kuitit ladataan hänen laitteelleen tai lähetetään sähköpostitse (Resend) yritystilin asetuksiin tallennettuun kirjanpitäjän osoitteeseen. CSV-tiedostossa on kunkin kulun kirjanneen jäsenen sähköpostiosoite.

Yritystilin tiedoista ja siitä, kenelle niihin annetaan pääsy, päättää yritystilin omistaja organisaation puolesta. Organisaatio vastaa siitä, että sillä on oikeus käsitellä palveluun syötettyjä tietoja, mukaan lukien työntekijöiden kulutiedot. Toiminimen tiedot voivat olla elinkeinonharjoittajan henkilötietoja, joten niitä käsitellään kuten muitakin henkilötietoja.

Aiemmin yritystilin odotuslistalle liittyneiden kyselyvastaukset (yritysmuoto sekä liikevaihdon, kuukausikulujen ja henkilöstön kokoluokka) säilyvät salattuina. Ne poistetaan pyynnöstäsi (ks. yhteystiedot alla) tai viimeistään, kun poistat tilisi. Uusia kyselyvastauksia ei enää kerätä.

Kun kirjaat palveluun organisaation kuluja, organisaatio vastaa siitä, että sillä on oikeus käsitellä palveluun syötettyjä tietoja. Vältä kirjaamasta muistiinpanoihin tai tuoteriveihin muiden henkilöiden tietoja, kuten työntekijöiden tai asiakkaiden nimiä, ellei se ole tarpeen.

Selainlaajennus

Kuluseuranta-selainlaajennuksella voit lisätä kuluja tilillesi suoraan selaimesta. Laajennus kirjautuu omalla API-tokenillaan, jonka sovellus luo, kun hyväksyt yhdistämisen. Token näkyy sovelluksen asetuksissa kohdassa API-tokenit, ja laajennuksesta uloskirjautuminen poistaa sen. Laajennus hakee palvelusta saman tilin tiedot kuin sovellus (kategoriat, budjetit, maksutavat ja kuluvan kuukauden kulut) näyttääkseen ne lomakkeessa ja pitää niistä välimuistia tässä selaimessa, kunnes kirjaudut ulos. Palveluun se tallentaa vain kulut, jotka itse tallennat.

Ostosten tunnistus on oletuksena pois päältä. Kun otat sen käyttöön, selain kysyy luvan, jolla laajennus voi lukea https-sivustoja. Laajennus tarkistaa sivulta vain, näyttääkö se tilausvahvistukselta (otsikot ja sivun schema.org-tilaustiedot), sekä tilauksen loppusumman ja kaupan nimen. Sivun sisältöä, osoitteita tai selaushistoriaa ei lähetetä palveluun eikä tallenneta. Tieto siitä, millä sivulla ostos tunnistettiin, säilyy vain selaimen muistissa siihen asti, kun suljet selaimen. Sivustot, joilla olet valinnut ”Älä kysy tällä sivustolla”, tallennetaan vain tähän selaimeen. Kun poistat tunnistuksen käytöstä, laajennus luopuu luvasta.

Kun maalaat summan ja valitset hiiren oikealla Lisää kuluna, laajennus lukee vain maalatun tekstin ja sivuston nimen (kaupan nimeksi). Kun avaat laajennuksen, se voi lukea avoimelta sivulta loppusumman ehdotukseksi (Tältä sivulta). Tämä tapahtuu vain sillä hetkellä avoinna olevalle sivulle.

Jos tietosi ovat ”Vain tällä laitteella”, laajennus ei lähetä kuluja palveluun. Se pitää ne tallessa tässä selaimessa ja siirtää ne sovellukseen, kun avaat sen samassa selaimessa. Sovellus antaa laajennukselle silloin kuukauden yhteenvedon (kategoriat, budjetit, maksutavat ja kategorioiden kulutus), jotta lomake ja budjetit näkyvät laajennuksessa. Yhteenveto säilyy vain tässä selaimessa.

Evästeet ja analytiikka

Sivusto (www.kuluseuranta.com) ja sovellus (app.kuluseuranta.com) käyttävät evästeitä ja selaimen tallennustilaa. Ensimmäisellä käyntikerralla kysymme, sallitko vapaaehtoiset analytiikkaevästeet. Valintasi koskee sekä sivustoa että sovellusta, ja se kysytään uudelleen vuoden kuluttua. Voit muuttaa valintaa milloin tahansa: avaa evästeasetukset.

Välttämättömät (aina käytössä, eivät vaadi suostumusta):

• Kirjautumisistunto sovelluksen selaimen tallennustilassa sekä ks_kirjautunut-eväste, jonka perusteella sivusto näyttää kirjautuneelle "Avaa sovellus" -painikkeen
• theme- ja motion-evästeet: valitsemasi teema ja animaatiot pysyvät samoina sivustolla ja sovelluksessa (voimassa vuoden)
• consent-eväste: evästevalintasi (voimassa vuoden)
• Sovelluksen välimuisti ja laitteelle tallennetut tiedot, jos olet valinnut tallennuspaikaksi tämän laitteen, sekä paikalliset asetukset kuten omat värit
• Google-kirjautumisen ja Stripen maksusivun omat evästeet vain, jos käytät niitä

Analytiikka (vain suostumuksellasi):

Käytämme Google Analytics 4 -palvelua nähdäksemme, mitä sivuja ja sovelluksen näkymiä käytetään, millaisilla laitteilla ja mistä maista, jotta voimme kehittää palvelua. Analytiikka asettaa evästeet _ga ja _ga_*, jotka säilyvät enintään 13 kuukautta. Googlelle lähetetään sivun osoite ilman kyselyosaa, sivun otsikko, laite- ja selaintiedot sekä likimääräinen sijainti; Google Analytics 4 ei tallenna IP-osoitteita. Maksutapahtumiasi, summia, kategorioita, sähköpostiosoitettasi tai muita tilisi tietoja ei lähetetä. Googlen signaalit ja mainosten personointi ovat pois päältä, eikä tietoja käytetä mainontaan.

Analytiikan käsittely perustuu suostumukseesi. Jos perut suostumuksen, mittaus lopetetaan heti ja analytiikkaevästeet poistetaan selaimestasi. Analytiikkaskriptiä ei ladata lainkaan ennen suostumusta.

Käyttötarkoitus

Tietoja käytetään palvelun tarjoamiseen: käyttäjän tunnistamiseen ja kirjautumiseen, maksujen ja budjettien tallentamiseen ja niistä muodostettavien kaavioiden näyttämiseen, sekä tiliin liittyvästä toiminnasta ilmoittamiseen sähköpostitse (esim. sähköpostin vahvistus, salasanan tai sähköpostin vaihtoa koskevat ilmoitukset). Yritystileillä tietoja käytetään lisäksi kulujen jakamiseen jäsenten kesken, hyväksyntään, kutsujen lähettämiseen ja kuukauden kulujen viemiseen kirjanpitoon.

Käsittelyn oikeusperuste

Tietoja käsitellään käyttäjän ja palveluntarjoajan välisen sopimuksen (käyttöehtojen hyväksymisen) täytäntöönpanemiseksi. Käyttäjätilin ylläpito ja sovelluksen ydintoimintojen tarjoaminen ei ole mahdollista ilman näitä tietoja. Yritystilien tietojen käsittely perustuu samaan sopimukseen sekä organisaation oikeutettuun etuun seurata kulujaan. Analytiikan ja aiempien odotuslistan kyselyvastausten käsittely perustuu suostumukseen, jonka voit perua milloin tahansa.

Säilytysaika

Tietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjätili on olemassa. Käyttäjä voi poistaa tilinsä ja kaikki siihen liittyvät tiedot pysyvästi milloin tahansa sovelluksen Profiili-osiosta, jolloin tiedot poistetaan viipymättä.

Yritystilin tietoja säilytetään niin kauan kuin yritystili on olemassa. Kun omistaja poistaa yritystilin tai oman käyttäjätilinsä, yritystilin kulut, kuitit ja jäsenyydet poistetaan pysyvästi. Jos poistut yritystililtä tai poistat oman tilisi, kirjaamasi kulut ja kuitit jäävät yritystilille sen kirjanpitoa varten; tilin poistuttua niihin ei enää liity sähköpostiosoitettasi.

Vapaaehtoinen tuki

Jos tuet palvelua Tue projektia -sivun kautta, maksu tehdään Stripen maksusivulla. Kuluseuranta ei näe eikä tallenna korttitietojasi. Stripen kautta ylläpitäjä näkee maksun perustiedot, kuten summan, ajankohdan, nimen ja sähköpostiosoitteen. Näitä tietoja käytetään vain maksun käsittelyyn, kuukausituen hallintaan ja lakisääteisiin velvoitteisiin (esim. verotus), eikä niitä yhdistetä Kuluseuranta-tiliisi.

Kuluseuranta tallentaa omaan tietokantaansa tuesta vain summan, ajankohdan, tuen tyypin (kerta- tai kuukausituki), mahdollisen palautuksen sekä sähköpostiosoitteestasi muodostetun tiivisteen, jolla saman tukijan tuet yhdistetään. Itse sähköpostiosoitetta ei tallenneta. Tuki on oletuksena anonyymi. Jos valitset maksun jälkeen kiitossivulla nimen tukijalistalle, nimi ja tukesi yhteissumma näkyvät julkisesti Tue projektia -sivulla. Voit muuttaa valintaa tai poistaa nimesi listalta milloin tahansa oman tukesi sivulla.

Oman tukesi sivu tunnistaa sinut hallintalinkillä, joka tallennetaan selaimeesi ja jonka voit tilata sähköpostiisi. Jos olet kirjautunut Kuluseurantaan ja tuit samalla sähköpostiosoitteella kuin tilisi, sovelluksen asetukset ja oman tukesi sivu löytävät tukesi tilin vahvistetun sähköpostiosoitteen avulla. Kun tuet kirjautuneena, tilisi sähköpostiosoite täytetään valmiiksi Stripen maksusivulle tätä varten. Yhteyttä ei tallenneta, eikä tukea liitetä tiliisi.

Kolmannet osapuolet (käsittelijät)

Palvelun toteutuksessa käytetään seuraavia kolmansien osapuolten palveluita tietojen käsittelyyn:

• Cloudflare, Inc. (Workers-ajoympäristö, D1-tietokanta ja R2-tallennustila), sovelluksen, tietojen ja yritystilien kuittien tekninen säilytys- ja ajoalusta
• Resend (sähköpostien lähetyspalvelu), sähköpostiosoitteen käsittely vahvistus- ja tili-ilmoitusten, yritystilin kutsujen sekä kirjanpitäjälle lähetettävien kulupakettien lähettämiseksi
• Stripe (Stripe Payments Europe, Limited), vapaaehtoisten tukimaksujen käsittely, jos tuet palvelua. Katso tarkemmin yllä kohdasta "Vapaaehtoinen tuki" sekä Stripen oma tietosuojakäytäntö (stripe.com/fi/privacy).
• Google LLC / Google Ireland Limited (Google Identity Services), jos valitset "Jatka Googlella" -kirjautumisen. Katso tarkemmin yllä kohdasta "Kirjautuminen Google-tilillä".
• Google Ireland Limited / Google LLC (Google Analytics 4), vain jos hyväksyt analytiikkaevästeet. Google toimii käsittelijänä, ja tietoja voidaan siirtää Yhdysvaltoihin EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen (Data Privacy Framework) perusteella. Katso tarkemmin yllä kohdasta "Evästeet ja analytiikka".

Tietoja ei myydä eikä luovuteta muille kolmansille osapuolille markkinointi- tai muihin tarkoituksiin. Edellä mainitut palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolella niiden omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Voit tarkastella ja ladata kaikki tietosi koneluettavassa muodossa sovelluksen Profiili-osiosta ("Lataa omat tiedot"); lataus sisältää myös jäsenyytesi yritystileillä. Yritystilin kulut ja kuitit voi ladata yritystilin omistaja tai hyväksyjä kirjanpitoviennillä. Voit myös poistaa tilisi ja kaikki tietosi pysyvästi samasta paikasta. Sinulla on lisäksi oikeus vaatia virheellisten tietojen oikaisua, käsittelyn rajoittamista, ja oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto), jos katsot tietojasi käsiteltävän lainvastaisesti.

Tietoturva

Salasanat tallennetaan suolattuna ja tiivistettynä (PBKDF2, Web Crypto API), selkokielistä salasanaa ei koskaan tallenneta. Google-kirjautumisessa palvelimemme varmentaa Googlen allekirjoittaman tokenin aitouden suoraan Googlen julkisilla avaimilla ennen kuin tiliä käsitellään; Google-tilillä kirjautuvalle käyttäjälle ei tallenneta salasanaa lainkaan. Yhteydet sovelluksen ja palvelimen välillä salataan (HTTPS). Kirjautumisistunnot ja API-tokenit tallennetaan tietokantaan vain tiivisteinä, ei selkokielisenä. Lisäksi maksutapahtumiesi, budjettiesi ja maksutapojesi sisältö (summat, kategoriat, muistiinpanot, nimet) on salattu tietokannassa (AES-GCM) niin, että vain palvelin pystyy avaamaan ne sinun pyynnöstäsi kirjautumisen jälkeen. Sama koskee yritystilien kuluja ja tietoja, ja kuittitiedostot salataan ennen tallennusta. Palvelin tarkistaa jokaisessa pyynnössä, että käyttäjä on yritystilin jäsen ja että hänen roolinsa sallii toiminnon.

Yhteystiedot

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisessä voit ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen [email protected] tai sivun juliusmuhonen.fi kautta.